Consejos para organizar tu evento con food trucks

Como hidratarse en una carrera de obstáculos
3 noviembre, 2018

Al contratar varios camiones de comida, alinear el perímetro de un lugar con camiones de comida es una forma efectiva de espaciarlos.

Foto: Evento Madrid Rio La Caixa

Desde reuniones corporativas hasta eventos de reconocimiento para empleados y festivales de música, muchos eventos están optando por utilizar camiones de comida para servicios de catering. Algunos están dirigidos por operadores especializados de camiones de comida, mientras que los restaurantes establecidos y los departamentos de restauración de hoteles han lanzado sus propios camiones de comida para eventos. La contratación de un camión de comida trae su propio conjunto de desafíos logísticos. Esto es lo que los planificadores de reuniones deben saber para tener una experiencia perfecta en el transporte de alimentos.

Obtener todos los permisos y seguros necesarios.

 Los organizadores deben asegurarse de que los camiones de comida tengan los permisos y el seguro necesarios para operar. Los planificadores también deben tener un seguro que cubra posibles contratiempos en un evento, que puede ser más complicado de lo que parece. «Es muy diferente en cada ciudad o comunidad», dice Simone Santos, socia de  www.enformadepan.com, que tiene su sede en Madrid . “Por ejemplo, es mucho más fácil gestionar un food trucks para un evento privado que un evento público. Pero se decides por un evento público tendrás que organizar con mucho tiempo de antelación.

Lea sus contratos cuidadosamente. 

No hay un contrato estándar para los camiones de comida, y hacer malabarismos con los detalles puede ser un desafío cuando se contratan varios camiones de comida para un evento. «Estamos administrando a todos estos dueños de negocios independientes y sus contratos para que nuestro cliente tenga un gran evento», dice Simone. “Sus contratos son todos diferentes. Todo va depender de las características y la necesidad de cada cliente”.

Determine dónde se ubicará el camión de comida. 

No todos los lugares se prestan para comidas de camiones, aconsejamos a los organizadores  de eventos que su camión no puede estar ubicado en una zona que tenga alguna pendiente, más que nada no arruinar la parte trasera del camión. «Es bajo con todo el equipo que tiene en el interior y preferimos estar seguros que lamentarlo»

Una vez en el sitio, el food trucks tiene requisitos prácticos para su ubicación. «Una de las lecciones que aprendimos al principio del negocio de los food trucks es después de una tormenta, no permitas que un invitado te convenza de estacionar donde él quiera», dice Simone. “. Instalamos food trucks en lugares tan diversos como parques públicos, estacionamientos y oficinas centrales, gustamos de tener nuestra food truck en puntos estratégicos para no competir con otros  camiones de comida que tengan la misma oferta gastronómica. El perímetro del evento donde vamos estar ubicamos es fundamental.

Elija el menú con cuidado. 

Simone recomienda agilizar el menú del evento del food trucks en los eventos, o incluso pedir nuevos platos. “Recomienda personalizar las opciones de menú. Cuando piense en el menú y la temática, algunas compañías de camiones de comida serán flexibles y trabajarán con usted de cualquier manera, y otras dicen: ‘Esto es lo que hacemos, lo tomamos o lo dejamos’ «. Enformadepan  ofrece menús personalizados para cada evento. . “Si hay algo que no ofrecemos, solo pregunte. Probablemente podríamos hacer que suceda”.

Calcule cuánta comida necesitará. 

Una de las preguntas clave de Simone para los operadores de camiones de comida es: «¿Cuánta gente puede dar de comer durante X cantidad de tiempo?» La respuesta le permitirá a los planificadores saber cuántos camiones de comida necesitarán. El camión de comida de Enformadepan ha atendido eventos que van desde 50 personas hasta 3,000 personas y ha aprendido a traer comida extra por si acaso. «Siempre traemos un camión refrigerado de apoyo «, dice Simone. “Con el espacio del refrigerador que tenemos en nuestro camión de alimentos, cargamos [y] nunca nos hemos quedado sin alimentos. Siempre venimos preparados”.

Use los camiones de comida estratégicamente.

 Otra estrategia es utilizar las food trucks en combinación con un proveedor tradicional. Por ejemplo, Enformadepan puede contratar un camión de comida de un notable cocinero de especialidades veganas  y luego contratar un servicio de catering para que sirva otros platos. Otra posibilidad es contratar un servicio de catering tradicional para una comida, pero luego agregar una variedad de food trucks especial para el servicio de postres. Pero recomienda esta práctica para eventos con más 3000 mil personas. Es muy común dice Simone que muchos clientes quieran contratar 3 o más food trucks cuando su evento ni siquiera supera las 300 personas. Hay que ser realista y saber que los costes de logística y mano de obra de estos camiones son muy elevados, para una evento de 1000 personas por ejemplo recomienda 2 food trucks  si el evento es de presupuesto cerrado y si es abierto es decir se cada comensal va a pagar el suyo recomienda solo uno.

Averigüe cuándo deben llegar los camiones de comida.

 «Quiero que el camión llegue con una hora de anticipación», dice Simone. “La belleza de algunos de estos food trucks es ver los  cocineros trabajando en vivo allí mismo. Enformadepan, siempre  estamos preparados y llegamos con tiempo suficiente para que cuando suene el timbre todo estén listos para tomar los pedidos y comenzar a servir”. La hora adicional les da a los operadores el tiempo suficiente para solucionar cualquier tipo de incidencia.

Explique lo que quiere, y no quiere, que proporcionen los food trucks.

 ¿ Explique a su proveedor de food trucks de proporcionar a sus invitados una señalización personalizada para identificar el camión de alimentos. El camión de comida de Enformadepan tiene su compromiso con el medio ambiente y no utilizamos plásticos.

Idear estrategias para mantener la línea en movimiento. 

El organizador de un evento debe considerar la posibilidad de simplificar el menú completo de un camión de comida para eventos grandes para evitar que los invitados esperen en la fila. Si se forman filas, Simone sugiere planificar el entretenimiento como los artistas itinerantes para distraer a los invitados. Cuando más simplificada sea su oferta gastronómica más fácil será para servir sus invitados.

Decida quién manejará la basura y la limpieza. 

Algunos camiones de comida traen cubos de basura, mientras que otros no. «Me gustaría pensar que todos traen, pero generalmente no», dice Simone. «Asegure de preguntar quién se hará cargo de la basura antes, durante y después del evento».

 

 

 

 

 

 

 

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